Hóa đơn điện tử đem đến cho kế toán nhiều lợi ích cả về mặt thời gian, chi phí cũng như hiệu suất làm việc. Tuy nhiên trong quá trình sử dụng kế toán không thể tránh khỏi những vướng mắc. Vì vậy, bài viết này Hóa đơn điện tử EasyInvoice sẽ làm rõ 8 điểm cần lưu ý khi sử dụng hóa đơn điện tử.

1. Bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử từ ngày 1/7/2022

Theo Nghị định 123 đã quy định rõ: “Nghị định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 7 năm 2022, khuyến khích cơ quan, tổ chức, cá nhân đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin áp dụng quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử của Nghị định này trước ngày 01 tháng 7 năm 2022”. Vì vậy, hóa đơn, chứng từ điện tử là phương thức bắt buộc khi giao dịch với Cơ quan thuế. 

Ngoài ra, những tổ chức kinh tế được phép sử dụng hóa đơn giấy đến hết ngày 30/6/2022 (Áp dụng với hóa đơn đã thông báo phát hành trước ngày 19/10/2022.)

>>>> Giải đáp: Nên chọn tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 nào?

2. Nắm rõ đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử

Trước khi sử dụng hóa đơn điện tử, kế toán cần hiểu rõ doanh nghiệp mình nằm trong nhóm đối tượng doanh nghiệp nào nhằm thực hiện đúng và trúng đối tượng sử dụng mà pháp luật quy định. Căn cứ vào Nghị định 123 và Luật Quản lý thuế 2019, có 3 nhóm đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử, cụ thể:

Nhóm đối tượng 1: Sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

• Các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

Ngoại lệ: Những đối tượng thuộc khoản 2, khoản 4 Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019

• Hộ, cá nhân kinh doanh có quy mô về doanh thu, lao động đáp ứng từ mức cao nhất về tiêu chí của doanh nghiệp siêu nhỏ theo quy định pháp luật về hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa phải thực hiện chế độ kế toán và nộp thuế theo phương pháp kê khai và các trường hợp xác định được doanh thu khi bán hàng hóa, dịch vụ.

Nhóm đối tượng 2: Sử dụng hóa đơn không có mã của cơ quan thuế

• Doanh nghiệp kinh doanh ở lĩnh vực điện lực, xăng dầu, bưu chính viễn thông, nước sạch, tài chính tín dụng, bảo hiểm, y tế, kinh doanh thương mại điện tử, kinh doanh siêu thị, thương mại, vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy
• Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã hoặc sẽ thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, xây dựng hạ tầng công nghệ thông tin, có hệ thống phần mềm kế toán, phần mềm lập hóa đơn điện tử đáp ứng lập, tra cứu hóa đơn điện tử, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử theo quy định và bảo đảm việc truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đến người mua và đến cơ quan thuế.

Nhóm đối tượng 3: Sử dụng hóa đơn điện tử có mã hoặc theo những lần phát sinh

• Hộ, cá nhân kinh doanh không đáp ứng điều kiện phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế tại 02 trường hợp trên nhưng cần có hóa đơn để giao cho khách hàng hoặc trường hợp doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác được cơ quan thuế chấp nhận cấp hóa đơn điện tử để giao cho khách hàng thì được cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh.

Lưu ý: Phải khai, nộp thuế trước khi cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh.

>>> Hướng dẫn tra cứu, xác định hàng hóa, dịch vụ được áp dụng mức thuế GTGT 8% tại đây

3. Định dạng về hóa đơn điện tử

Ngôn ngữ định dạng văn bản sử dụng trong hóa đơn điện tử: XML (extensible Markup Language)

Định dạng hóa đơn điện tử: có 2 phần:

• Phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn điện tử
• Phần chứa dữ liệu chữ ký số
• Phần chứa dữ liệu liên quan tới mã cơ quan thuế (áp dụng đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế)

Yêu cầu khi chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế bằng hình thức gửi trực tiếp:

• Kết nối với Tổng cục Thuế thông qua kênh thuế riêng hoặc kênh MPLS VPN Layer 3 (Gồm 1 kênh truyền hình chính và 1 kênh dự phòng). Mỗi kênh truyền có bằng thông tối thiểu 5 Mbps
• Sử dụng dịch vụ Web (Web Service) hoặc Message Queue (MQ) có mã hóa làm phương thức kết nối
• Sử dụng giao thức SOAP để đóng gói và truyền nhận dữ liệu

Lưu ý: 

Các nội dung của hóa đơn điện tử phải được hiển thị đầy đủ chính xác, tránh việc hiểu sai lệch, người mua có thể đọc được bằng phương tiện điện tử.

4. Những trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử

Một số các trường hợp sau đây Cơ quan thuế yêu cầu các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ cá nhân kinh doanh ngừng sử dụng hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã: 

• Thứ nhất, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh chấm dứt hiệu lực mã số thuế;
• Thứ hai, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thuộc trường hợp cơ quan thuế xác minh và thông báo không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký;
• Thứ ba, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thông báo với cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền tạm ngừng kinh doanh;
• Thứ tư, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh có thông báo của cơ quan thuế về việc ngừng sử dụng hóa đơn điện tử để thực hiện cưỡng chế nợ thuế;
• Thứ năm, trường hợp có hành vi sử dụng hóa đơn điện tử để bán hàng nhập lậu, hàng cấm, hàng giả, hàng xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ bị cơ quan chức năng phát hiện và thông báo cho cơ quan thuế;
• Thứ sáu, trường hợp có hành vi lập hóa đơn điện tử phục vụ mục đích bán khống hàng hóa, cung cấp dịch vụ để chiếm đoạt tiền của tổ chức, cá nhân bị cơ quan chức năng phát hiện và thông báo cho cơ quan thuế;
• Thứ bảy, trường hợp cơ quan đăng ký kinh doanh, cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu doanh nghiệp tạm ngừng kinh doanh ngành, nghề kinh doanh có điều kiện khi phát hiện doanh nghiệp không có đủ điều kiện kinh doanh theo quy định.

Những hành vi lập hóa đơn điện tử để mua bán, sử dụng không hợp pháp hoặc trốn thuế khi Cơ quan thuế điều tra hoặc phát hiện, các doanh nghiệp sẽ chịu trách nhiệm và bị xử lý theo pháp luật. 

5. Chuyển hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy

Căn cứ theo điều 7 Nghị định 123 đã nêu rõ những trường hợp hợp pháp chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy là:

• Khi có yêu cầu nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh
• Khi Cơ quan có thẩm quyền yêu cầu điều tra, thanh tra, kiểm toán theo quy định của pháp luật về thanh tra, kiểm tra, điều tra.

Về mặt nội dung, khi chuyển đổi hóa đơn, chứng từ điện tử thành hóa đơn, chứng từ giấy, phải đảm bảo tính toàn vẹn thông tin hóa đơn

Về mặt giá trị:

• Hóa đơn, chứng từ giấy được chuyển đổi chỉ có giá trị lưu trữ để ghi sổ, theo dõi quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử
• KHÔNG có hiệu lực để giao dịch thanh toán.

Ngoại lệ: hóa đơn khởi tạo từ máy tính có tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định

>>>> Bài viết có liên quan: Hướng dẫn chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

6. Lập hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Thứ nhất, đối với các đối tượng thuộc khoản 1 Điều 14 Nghị định 123  truy cập Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để lập hóa đơn thì sử dụng tài khoản đã được cấp khi đăng ký để thực hiện: 

• Lập hóa đơn bán hàng, cung cấp dịch vụ
• Ký số trên các hóa đơn đã lập và gửi hóa đơn để cơ quan thuế cấp mã.

Thứ hai, đối với các đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử thì truy cập vào trang thông tin điện tử hoặc phần mềm hóa đơn điện của tổ chức cung cấp dịch vụ HĐĐT của đơn vị để thực hiện:

• Lập hóa đơn bán hàng, cung cấp dịch vụ
• Ký số trên các hóa đơn đã lập và gửi hóa đơn qua tổ chức cung cấp dịch vụ HĐĐT để cơ quan thuế cấp mã

7. Lập hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế

Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế được sử dụng HĐĐT không có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ sau khi nhận được thông báo chấp nhận của cơ quan thuế.

Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế sử dụng phần mềm để lập hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số trên hóa đơn điện tử và gửi cho người mua bằng phương thức điện tử theo thỏa thuận giữa người bán và người mua, đảm bảo phù hợp với quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Bên bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ có trách nhiệm gửi hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế cho bên mua. Phương thức gửi và nhận hóa đơn được thực hiện theo thỏa thuận giữa người bán và người mua theo quy định.

>>>> Bài viết có thể bạn quan tâm: Hướng dẫn lập hóa đơn điện tử không mã của cơ quan thuế

8. 5 biểu mẫu về hóa đơn điện tử áp dụng từ ngày 01/07/2022

• Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT: Tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử.
• Mẫu 04/SS-HĐĐT: Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót.
• Mẫu 06/ĐN-PSĐT: Đơn đề nghị cấp hóa đơn điện tử có mã của CQT theo từng lần phát sinh.
• Mẫu 01/TH-HĐĐT: Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử.
• Mẫu 03/DL-HĐĐT: Tờ khai dữ liệu hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ bán ra

Ảnh: Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT: Tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử.

>>>  Xem thêm: Mẫu hóa đơn khi triển khai HĐĐT được khuyến khích sử dụng theo Nghị định 123

Trên đây, EASYINVOICE đã nêu ra 8 điểm lưu ý mà kế toán cần nắm chắc khi sử dụng hóa đơn điện tử. Hy vọng thông tin này hữu ích cho các bạn tránh sai sót khi sử dụng hóa đơn điện tử. Mọi thông tin hay thắc mắc nào về hóa đơn điện tử có thể liên hệ trực tiếp với chúng tôi theo số hotline: 1900 3369 – 1900 56 56 53. Đội ngũ nhân viên của SOFTDREAMS luôn sẵn sàng phục vụ Quý khách hàng 24/7 kể cả ngày lễ Tết. 

==========

Theo quy định tại Điều 89 Luật Quản lý thuế ngày 13 tháng 6 năm 2019, Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Điều 1 Nghị định số 41/2022/NĐ-CP và Điều 8 Thông tư số 78/2021/TT-BTC, quy định việc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có mã của cơ quan thuế 

SoftDreams ra mắt Phần mềm quản lý bán hàng EasyPos hỗ trợ Quý khách hàng trong nghiệp vụ sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Nếu Quý khách hàng cần được tư vấn và hỗ trợ thêm, hãy liên hệ ngay cho đội ngũ chuyên nghiệp của SoftDreams, chúng tôi cam kết hỗ trợ khách hàng kịp thời 24/7 trong suốt quá trình sử dụng phần mềm.

EASYPOS – Phần mềm Quản lý bán hàng đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ như:

• Liên kết trực tiếp với cơ quan thuế
• Tự động đồng bộ đơn hàng thành hoá đơn, chuyển dữ liệu lên cơ quan thuế theo thông tư 78/2021/TT-BTC. 
• Cập nhật sớm nhất những chính sách mới của cơ quan thuế
• Tạo và in đơn hàng ngay cả khi có hoặc không có kết nối mạng. 
• Thiết lập mẫu vé in theo mong muốn của DN & HKD.
• Tích hợp hệ sinh thái đa kênh như: Hóa đơn điện tử EasyInvoice, Phần mềm kế toán EasyBooks và chữ ký số EasyCA
• Tự động thống kê báo cáo chi tiết về doanh thu, lợi nhuận, chi phí… mỗi ngày
• Tự động hóa nghiệp vụ nhập liệu và lưu trữ thông tin đơn hàng

Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp hỗ trợ 24/7 kể cả ngày lễ tết.

Video giới thiệu Phần mềm quản lý bán hàng EasyPos

Để được tư vấn và hỗ trợ trực tiếp vui lòng liên hệ

Điện thoại: 1900 33 69 – 1900 56 56 53

Website: https://easyinvoice.vn/

Email: contact@softdreams.vn

Facebook: https://www.facebook.com/easyinvoice.vn