Những lưu ý khi viết số tiền bằng chữ trên hóa đơn

Thực tế, có rất nhiều kế toán lập sai hóa đơn vì một lỗi khá nhỏ như viết sai số tiền bằng chữ và kéo theo nhiều rắc rối khác như hủy hóa đơn viết sai, phải lập hóa đơn thay thế, báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn… Để giúp kế toán viết chính xác số tiền bằng chữ trên hóa đơn, bài viết này EasyInvoice sẽ hướng dẫn chi tiết cách viết và chỉ rõ những lưu ý khi viết tiêu thức số tiền trên hóa đơn.

Quy định chung về cách viết số tiền bằng chữ trên hóa đơn

Căn cứ theo Thông tư 26/2015/TT-BTC, những chữ số được ghi trên hóa đơn gồm những số tự nhiên từ 0 – 9 và được thể hiện bằng 02 cách khi viết tiêu thức số tiền bằng chữ trên hóa đơn, cụ thể như sau:

– Thứ nhất: sau chữ số hàng nghìn, triệu tỷ hoặc tỷ tỷ thì phải đặt dấu chấm (.). Bên cạnh đó những chữ số sau hàng đơn vị cần đặt dấu chấm phẩu (,).

– Thứ hai, thực hiện dùng dấu phân cách các số tự nhiên là dấu phẩy và sau chữ số hàng nghìn triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ hay tỷ tỷ. Cùng với đó, những chữ số sau hàng đơn vị trên các chứng từ kế toán sẽ sử dụng dấu chấm (.).

Đối với dòng tổng tiền thanh toán trên hóa đơn phải được ghi chi tiết và rõ sàng bẵng chữ và nội dung chữ không dẫn tới cách hiểu nhiều nghĩa nếu chữ không có dấu.

Quy định khi viết số tiền bằng chữ trên hóa đơn

Việc viết số tiền bằng chữ trên hóa đơn cũng cần có những lưu ý nhất định trong từng trường hợp, cụ thể:

– Thứ nhất, trường hợp chữ số tận cùng là 1 kế toán sẽ có 2 cách viết là “một” hoặc “mốt”. Viết là “một” nếu số hàng chục nhỏ hơn hoặc bằng 1 và viết bằng “mốt” nếu số hàng chục lớn hơn hoặc bằng 2.

– Thứ hai, trường hợp số tận cùng là số 4 kế toán cũng có 2 cách viết là “bốn” (nếu số hàng chục nhỏ hơn hoặc bằng 1) hoặc “tư” (nếu số hàng chục lớn hơn hoặc bằng 2)

– Thứ ba, trong trường hợp số tận cùng là 5 cũng sẽ hai cách viết như là “năm” (nếu số hàng chục bằng 0), viết là “lăm” nếu nếu số hàng chục > 0 và nhỏ hơn hoặc là bằng 9.

Những lưu ý khi thể hiện số tiền lên hóa đơn

Có khá nhiều lỗi sai đơn giản mà nhiều kế toán gặp phải khi thể hiện trên hóa đơn phải kể đến như:

– Lỗi do vùng miền, khi thể hiện số tiền bằng chữ nhiều kế toán viết nhầm giữa “l” và “n”. Để khắc phục được lỗi này, trước hết kế toán cần phải đọc đúng số và khi đọc đúng thì bạn mới có thể viết đúng và nhớ viết nháp rồi rà soát lại trước khi viết vào hóa đơn.

– Thể hiện số tiền bằng chữ có thêm chữ “y” hoặc chữ “chẵn”, điều này vẫn được công nhận là hóa đơn hợp pháp nhưng không cần thiết kế toán phải ghi 2 chữ này ở cuối.

Một trong nhiều mẹo được kế toán “truyền tai” nhau nhằm hạn chế khi viết sai số tiền như sau:

– Thực hiện liệt kê các hàng tuân thủ đúng thử tự từ lớn đến nhỏ và các định giá của từng hàng và thực hiện viết các giá trị vào hàng đó. Khi viết, bạn viết số theo thứ tự từng lớp trái qua phải và viết theo thứ tự từ cao xuống thấp.

– Kế toán cần tính được chính xác tuyệt đối tổng số tiền trước khi thể hiện số tiền bằng chữ.

– Sử dụng phần mềm kế toán và hóa đơn điện tử để hỗ trợ nhờ khả năng tự động tính tổng số tiền trên hóa đơn, việc sử đổi cũng trở nên đơn giản hơn nếu bạn viết sai hóa đơn. Đồng thời, hạn chế tuyệt đối những rủi ro khác trong nghiệp vụ hóa đơn, hạch toán, quyết toán thuế.

ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ PHẦN MỀM HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ EASYINVOICE

Điện thoại: 0981 772 388 – 1900 56 56 53

Email: contact@softdreams.vn

Facebook: https://www.facebook.com/easyinvoice.vn