Hóa đơn bán hàng là một trong những giấy tờ quan trọng đối với hộ kinh doanh. Việc nắm bắt cách viết hóa đơn bán hàng cho hộ kinh doanh theo quy định mới nhất sẽ giúp bạn tránh các vi phạm không đáng có. Tại bài viết này, phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvoice sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về các loại hóa đơn và cách viết đúng. 

1. Hộ kinh doanh có bắt buộc phải xuất hóa đơn không?

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP), hộ kinh doanh có hoạt động bán hàng, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng (như bán lẻ, ăn uống, khách sạn, giải trí…) phải xuất hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền nếu đáp ứng một trong ba tiêu chí sau:

• Doanh thu hàng năm trên 1 tỷ đồng (nộp thuế theo phương pháp khoán).
• Đã sử dụng máy tính tiền.
• Có quy mô doanh thu, lao động đạt mức cao nhất của doanh nghiệp siêu nhỏ và nộp thuế theo phương pháp kê khai.

Những hộ kinh doanh không thuộc các trường hợp trên vẫn cần xuất hóa đơn bán hàng theo yêu cầu của khách hàng, đặc biệt khi áp dụng phương pháp thuế trực tiếp.

2. Các loại hóa đơn hộ kinh doanh có thể sử dụng

Tùy thuộc vào quy mô, phương pháp kê khai thuế và mô hình kinh doanh, hộ kinh doanh có thể sử dụng các loại hóa đơn sau:

• Hóa đơn bán hàng: Phù hợp với hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp trực tiếp, không kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
• Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: Bắt buộc với hầu hết hộ kinh doanh, được cấp mã tự động bởi Tổng cục Thuế trước khi phát hành.
• Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền: Dành cho các lĩnh vực bán lẻ, ăn uống, khách sạn, giải trí… bắt buộc áp dụng từ 01/6/2025, không yêu cầu ký số.

Xem ngay: Tổng Hợp Quy Định Về Hóa Đơn Điện Tử Khởi Tạo Từ Máy Tính Tiền Mới Nhất 2025

3. Cách viết hóa đơn bán hàng cho hộ kinh doanh

Để hóa đơn bán hàng được công nhận hợp lệ, hộ kinh doanh cần điền đầy đủ và chính xác các thông tin theo quy định tại Khoản 5 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP. 

3.1 Về thời gian lập hóa đơn

Đối với thời gian lập hóa đơn, hộ kinh doanh cần lưu ý đến mốc thời gian tùy thuộc vào từng ngành nghề. 

• Bán hàng: Lập hóa đơn vào ngày chuyển giao quyền sở hữu hoặc sử dụng hàng hóa.
• Cung cấp dịch vụ: Lập hóa đơn khi dịch vụ hoàn tất và giao đến khách hàng.
• Xây dựng: Lập hóa đơn vào ngày nghiệm thu, bàn giao công trình hoặc hạng mục.

3.2 Về thông tin người bán

Người bán cần cung cấp đủ các thông tin bao gồm: 

• Tên đơn vị bán hàng: Ghi đầy đủ tên hộ kinh doanh theo đăng ký kinh doanh.
• Mã số thuế: Ghi mã số thuế của hộ kinh doanh.
• Địa chỉ kinh doanh: Ghi chính xác địa chỉ theo giấy phép đăng ký kinh doanh.
• Số điện thoại/Fax: Cung cấp thông tin liên hệ.
• Số tài khoản thanh toán: Ghi số tài khoản đã đăng ký với cơ quan thuế (theo mẫu 08).

3.3 Về thông tin người mua

Người mua cần phải cung cấp những thông tin bao gồm: 

• Họ tên người mua: Ghi đầy đủ hoặc ghi “Người mua không yêu cầu hóa đơn” nếu khách hàng không cung cấp thông tin.
• Tên đơn vị mua: Ghi tên đầy đủ hoặc viết tắt theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh/tax.
• Mã số thuế người mua: Ghi mã số thuế của bên mua (nếu có).
• Địa chỉ mua hàng: Ghi địa chỉ chính xác theo đăng ký kinh doanh.
• Hình thức thanh toán: Ghi “CK” (chuyển khoản) hoặc “TM” (tiền mặt). Nếu chưa rõ, ghi “CK/TM”.

3.4 Về thông tin hàng hóa/dịch vụ

Những thông tin về hàng hóa/dịch vụ mà hộ kinh doanh cần điền sẽ bao gồm: 

• Số thứ tự (STT): Ghi số thứ tự tăng dần (1, 2, 3…).
• Tên hàng hóa/dịch vụ: Ghi rõ tên, ký hiệu hoặc mã xác định của hàng hóa/dịch vụ.
• Đơn vị tính: Ghi đơn vị tính giống với khi mua vào.
• Số lượng: Ghi số lượng hàng hóa/dịch vụ đã bán.
• Đơn giá: Ghi giá bán cho 1 đơn vị (chưa bao gồm thuế GTGT).
• Thành tiền: Tính tổng (Đơn giá x Số lượng).
• Tổng tiền hàng: Tổng số tiền của tất cả hàng hóa/dịch vụ.
• Thuế suất thuế GTGT: Ghi mức thuế suất (0%, 5%, 10%) tùy theo danh mục.
• Tiền thuế GTGT: Tính số tiền thuế (Tổng tiền hàng x Thuế suất).
• Người mua: Ký và ghi rõ họ tên.
• Người bán: Ký và ghi rõ họ tên.

Xem thêm: Đăng Ký Hộ Kinh Doanh 2025: Cần Lưu Ý Gì Để Tránh Sai Sót?

4. Lưu ý quan trọng cho hộ kinh doanh khi sử dụng hóa đơn

Để đảm bảo tuân thủ pháp luật và tránh bị phạt, hộ kinh doanh cần lưu ý:

• Không xuất hóa đơn GTGT (VAT): Hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp trực tiếp chỉ được sử dụng hóa đơn bán hàng.
• Ghi đúng thuế suất: Theo Thông tư 40/2021/TT-BTC, ví dụ: Phân phối hàng hóa (1% GTGT, 0.5% TNCN), dịch vụ/xây dựng không bao thầu nguyên vật liệu (5% GTGT, 2% TNCN).
• Điền đầy đủ nội dung: Hóa đơn phải có đủ thông tin về người bán, người mua, hàng hóa/dịch vụ, thuế suất, tổng tiền.
• Lưu trữ hóa đơn: Hóa đơn điện tử phải được lưu trữ trong 10 năm theo quy định.

5. Những lỗi thường gặp khi viết hóa đơn bán hàng

Những lỗi thường gặp khi viết hóa đơn bán hàng bao gồm:

• Sai hoặc thiếu thông tin cơ bản của bên mua, bên bán như tên, địa chỉ, mã số thuế; viết tắt sai quy định hoặc không đối chiếu thông tin kỹ càng. Hóa đơn thiếu hoặc sai thông tin này có thể bị vô hiệu và khiến bên mua không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
• Nhầm lẫn về thuế suất và áp dụng sai đối tượng, ví dụ ghi sai thuế suất 8% thành 10% hoặc áp dụng sai mức thuế cho các sản phẩm, dịch vụ không thuộc diện giảm thuế.
• Thiếu các nội dung bắt buộc trên hóa đơn, đặc biệt với hóa đơn giảm thuế phải có ghi rõ thuế suất, tiền thuế GTGT và dòng ghi chú theo quy định.
• Lập hóa đơn không đúng thời điểm, như lập sau khi giao dịch đã xảy ra hoặc ngày lập hóa đơn không khớp với ngày ký số, gây nghi ngờ về tính xác thực của giao dịch.
• Sai sót về số tiền và cách làm tròn, dẫn đến tính toán không chính xác hay làm tròn sai quy định, gây chênh lệch trong sổ sách kế toán.
• Không lưu trữ hóa đơn điện tử đúng quy định, ví dụ chỉ lưu bản PDF mà không lưu file gốc XML hoặc không đảm bảo thời gian lưu trữ tối thiểu 10 năm.
• Sai sót trong quá trình điều chỉnh, thay thế hóa đơn, như không ghi rõ nội dung điều chỉnh hoặc lặp lại các lỗi sai trên hóa đơn đã điều chỉnh.

Việc viết hóa đơn bán hàng đúng quy định là yếu tố quan trọng giúp hộ kinh doanh tuân thủ pháp luật thuế và tránh các rủi ro pháp lý. Nếu bạn cần thêm thông tin về cách viết hóa đơn bán hàng cho hộ kinh doanh hoặc các quy định liên quan, hãy liên hệ cơ quan thuế hoặc tham khảo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 40/2021/TT-BTC để cập nhật chi tiết.

Tìm hiểu thêm: Hóa Đơn Bán Hàng Không VAT Có Được Khấu Trừ, Kê Khai Thuế Không?

Trên đây Hóa đơn điện tử EasyInvoice đã cung cấp thông tin về “Cách viết hóa đơn bán hàng cho hộ kinh doanh“. Hy vọng những thông tin trên hữu ích với quý bạn đọc. Nếu còn câu hỏi khác cần được tư vấn, hỗ trợ vui lòng liên hệ với chúng tôi qua Hotline: 0869 425 631 đội ngũ của chúng tôi sẽ giải đáp nhanh chóng và chi tiết nhất.

————————–

Theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC, quy định việc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có mã của cơ quan thuế 

SoftDreams ra mắt Phần mềm quản lý bán hàng EasyPos hỗ trợ Quý khách hàng trong nghiệp vụ sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Nếu Quý khách hàng cần được tư vấn và hỗ trợ thêm, hãy liên hệ ngay cho đội ngũ chuyên nghiệp của SoftDreams, chúng tôi cam kết hỗ trợ khách hàng kịp thời 24/7 trong suốt quá trình sử dụng phần mềm.

EASYPOS – Phần mềm Quản lý bán hàng đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ như:

• Liên kết trực tiếp với cơ quan thuế
• Tự động đồng bộ đơn hàng thành hóa đơn, chuyển dữ liệu lên cơ quan thuế theo Thông tư 32/2025/TT-BTC
• Cập nhật sớm nhất những chính sách mới của cơ quan thuế
• Tạo và in đơn hàng ngay cả khi có hoặc không có kết nối mạng. 
• Thiết lập mẫu vé in theo mong muốn của DN & HKD.
• Tích hợp hệ sinh thái đa kênh như: Hóa đơn điện tử EasyInvoice, Phần mềm kế toán EasyBooks và chữ ký số EasyCA
• Tự động thống kê báo cáo chi tiết về doanh thu, lợi nhuận, chi phí… mỗi ngày
• Tự động hóa nghiệp vụ nhập liệu và lưu trữ thông tin đơn hàng

ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG EASYPOS NGAY

Video giới thiệu Phần mềm quản lý bán hàng EasyPos

Liên hệ để được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử

Zalo tư vấn mua hàng: https://zalo.me/softdreams

Website: https://easyinvoice.vn/

Email: info@softdreams.vn

Facebook: https://www.facebook.com/easyinvoice.vn