Hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia – Những điều bạn cần biết!

Hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia là loại hóa đơn đặc thù liên quan đến các đơn vị bán hàng dự trữ quốc gia lập, theo đó loại hóa đơn này ít được các kế toán quan tâm. Tuy nhiên, khi thực hiện giao dịch liên quan đến hàng dự trữ quốc gia kế toán cần tìm hiểu chi tiết những thông tin dưới đây nhằm tránh mắc phải những sai lầm không đáng có.

Hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia là gì?

Hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia là loại chứng từ do đơn vị dự trữ bán hàng dự trữ quốc gia lập và thực hiện ghi nhận thông tin bán hàng dự trữ quốc gia theo quy định.

Cụ thể hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia sẽ được in theo mẫu (tại phụ lục số 1 có ban hành kèm Thông tư 16/2012/TT-BTC) và có quy định cụ thể về kích thước khổ giấy là 19×27.

03 hình thức hóa đơn bán hàng dự trự quốc gia

Hóa đơn bán hàng dự trự quốc gia có 03 hình thức theo quy định, đó là:

– Hóa đơn tự in: đây là loại hóa đơn do những đơn vị dự trữ in ra theo mẫu trên các công cụ in.

– Hóa đơn điện tử: là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về việc xuất, bán hàng dự trữ quốc gia được khởi tạo theo quy định của Luật giao dịch điện tử và những văn bản hướng dẫn thi hành hiện tại.

– Hóa đơn đặt in: đây là loại hóa đơn được thực hiện do những đơn vị dữ trữ đặt in theo mẫu.

Những quy định về nội dung trên hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia đã lập

* Những nội dung trên hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia đã lập và cần được thể hiện trên cùng một mặt giấy

– Đối với tên loại hóa đơn: cần thể hiện rõ là HÓA ĐƠN BÁN HÀNG DỰ TRỮ QUỐC GIA

– Ký hiệu mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn: ký hiệu mẫu số hóa đơn là những thông tin về tên loại hóa đơn, số liên, số thứ tự mẫu trong hóa đơn bán hàng quốc gia; đối với ký hiệu hóa đơn là dấu hiệu phân biệt hóa đơn bằng năm phát hành hóa đơn và hệ thống chữ cái Tiếng Việt.

– Tên của liên hóa đơn: khác với hóa đơn bán tài sản công, hóa đơn bán hàng dự trự quốc gia phải có 4 liên, trong đó: liên 1 để lưu, liên 2 để giao cho người mua, liên 3 dùng cho thanh toán nội bộ, liên 4 dùng cho thanh toán thủ kho.

– Về số thứ tự hóa đơn: đây là số thứ tự theo dãy số tự nhiên trong ký hiệu hóa đơn gồm 7 chữ số.

– Ngoài ra, hóa đơn cần có tên, địa chỉ, số tài khoản, mã số thuế của đơn vị dự trữ xuất, bán hàng dự trữ quốc gia

– Tên, địa chỉ, mã số thuế và tài khoản của bên mua là nội dung không thể thiếu.

– Hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia không thể thiếu được những nội dung chi tiết về tên hàng hóa, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa và cả thành tiền được ghi bằng chữ và số.

– Hai bên bán/mua cần ký rõ họ tên và đóng dấu, đảm bảo có ngày/tháng/năm lập hóa đơn

– Lưu ý, hóa đơn phải được ghi nội dung bằng tiếng Việt và số ghi trên hóa đơn là từ 0 – 9, sau số hàng nghìn/triệu/tỷ/nghìn tỷ/triệu tỷ/tỷ tỷ cần phải đặt dấu chấm (.), trường hợp ghi sau số ở hàng đơn vị thì cần đặt dấu phẩy (,) ở đằng sau số hàng đơn vi.

* Những nội dung không bắt buộc trên hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia đã lập

– Logo hoặc hình ảnh quảng cáo là những nội dung không bắt buộc trên hóa đơn này, tuy nhiên bạn vẫn có thể chèn những nội dung này trên hóa đơn. Tuy nhiên, cơ chữ của các thông tin tạo thêm này cần phải nhỏ hơn cỡ chữ nhỏ nhất trên hóa đơn.

– Những thông tin không bắt buộc này cần phải đảm bảo phù hợp với những quy định hiện hành, đảm bảo các nội dung không được che khuất hay làm mờ những nội dung bắt buộc cần có trên hóa đơn.

Nguyên tắc lập hóa đơn bán hàng dữ trự quốc gia

Hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia cần có những nguyên tắc nhất định nhằm đảm bảo tính hợp pháp, do đó người lập cần tuân thủ một số những nội dung dưới đây:

– Chỉ được lập hóa đơn bán hàng dự trự quốc gia cho người mua trong trường hợp là xuất bán hoặc xuất viện trợ hàng dự trữ quốc gia.

– Đơn vị dữ trữ cần lập hóa đơn khi thực hiện xuất bán hoặc là xuất viện trợ hàng dự trữ quốc gia. Nếu xuất điều chuyển nội bộ sẽ không cần lập hóa đơn.

– Nội dung trên hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia phải đảm bảo chính xác về nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh và không được tẩy xóa hay sửa. Đồng thời, cần dùng cùng 1 loại mực không phai/màu mực và tất nhiên không được dùng mực đỏ; nội dung không được ngắt quãng, không được viết hoặc là đè in lên chữ in sẵn và thực hiện gạch chéo phần còn trống.

– Hóa đơn này sẽ được lập 1 lần thành nhiều liên và nội dung trên những liên này cần phải được thực hiện một cách thống nhất trên các liên hóa đơn có cùng 1 số.

– Đồng thời, hóa đơn sẽ được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn.

Trên là những điều quan trọng cần biết về hóa đơn bán hàng dự trự quốc gia, với những thông tin này EasyInvoice hy vọng sẽ đem đến cho bạn đọc cần tìm hiểu những thông tin hữu ích.