HÌNH THỨC GỬI, LƯU FILE VÀ ĐỊNH DẠNG HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ

11-06-2019

Để giúp kế toán doanh nghiệp có thể hiểu rõ hơn về cách thực hiện hóa đơn điện tử, bài viết này EasyInvoice sẽ cung cấp những thông tin cần biết về hình thức gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng, lưu file và định dạng của hóa đơn điện tử.

Sử dụng hóa đơn điện tử tiết kiệm chi phí, thời gian cho việc gửi hóa đơn

Gửi, lưu file và định dạng của hóa đơn điện tử

Sử dụng hóa đơn điện tử đem đến lợi ích nổi bật cho người dùng trong việc gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng. Điều này có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm đến 90% cả về thời gian cũng như chi phí so với hóa đơn giấy.

Dùng hóa đơn điện tử, kế toán có những hình thức gửi hóa đơn đến khách hàng như sau:

- Gửi trực tiếp: bên bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ có thể thực hiện chuyển hóa đơn trực tiếp đến hệ thống của người mua theo cách mà hai bên đã tham gia thỏa thuận (gửi qua mail, sms...)

- Gửi gián tiếp thông qua tổ chức trung gian là đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử: với hình thức này bên bán có thể truy cập vào hệ thống lập hóa đơn điện tử của đơn vị cung cấp để khởi tạo, lập hóa đơn điện tử bằng chương trình lập hóa đơn điện tử của đơn vị đó hoặc bên bán chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đã được tạo từ hệ thống nội bộ doanh nghiệp đến hệ thống của đơn vị cung cấp để gửi cho bên mua đã có chữ kỹ hóa đơn điện của bên bán thông qua đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử.

Đối với trường hợp người mua là đơn vị kế toán, khi nhận được hóa đơn điện tử có chữ ký điện tử của người bán, người mua thực hiện ký điện tử trên hóa đơn điện tử nhận được và gửi cho người bán hóa đơn điện tử có đủ chữ ký điện tử của người mua và người bán thông qua hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử.

Về cách lưu file và định dạng hóa đơn điện tử đến nay vẫn chưa có thông tư hướng dẫn Nghị định 119/2018/NĐ-CP về việc quy định chuẩn dữ liệu của hóa đơn điện tử chính thức, vì vậy việc lưu file và định dạng hóa đơn điện tử chưa có quy định cụ thể. Tuy nhiên, doanh nghiệp có thể lưu giữ hóa đơn điện tử dưới định dạng XML, PDF hoặc các định dạng khác.

Kế toán cần lưu trữ, bảo quản và tiêu hủy hóa đơn đúng theo quy định

Bảo quản, lưu trữ và tiêu hủy hóa đơn điện tử theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP

Chia sẻ thêm về cách bảo quản, lưu trữ và tiêu hủy hóa đơn điện tử theo quy định cho kế toán nắm rõ nhằm tránh mắc phải những sai sót không đáng có. Vậy theo căn cứ Điều 11 Nghị định 119/2018/NĐ-CP, nội dung bảo quản, lưu trữ và tiêu hủy hóa đơn điện tử được quy định rõ như sau:

1. Hóa đơn điện tử được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử.

2. Cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn và áp d ụng hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử phù hợp với đặc thù hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ của mình.

3. Lưu trữ hóa đơn điện tử phải đảm bảo:

a) Tính an toàn bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ;

b) Lưu trữ đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật kế toán;

c) In được ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.

4. Hóa đơn điện tử đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định của pháp luật kế toán, nếu không có quy định khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì được tiêu hủy. Việc tiêu hủy hóa đơn điện tử không được làm ảnh hưởng đến tính toàn vẹn của các thông điệp dữ liệu hóa đơn chưa được tiêu hủy và hoạt động bình thường của hệ thống thông tin.

 

Để được tư vấn và hỗ trợ trực tiếp vui lòng liên hệ

Điện thoại: 0981 772 388 - 0919 510 089

Email: contact@softdreams.vn

Facebook: https://www.facebook.com/easyinvoice.vn