ĐƯỢC PHÉP HỦY HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ TRONG TRƯỜNG HỢP NÀO?

16-07-2019

Sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần xử lý hủy hóa đơn theo đúng quy định nhằm tránh những sai phạm. Vậy trong trường hợp nào doanh nghiệp được phép hủy hóa đơn? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu ngay tại bài viết dưới đây.

03 trường hợp được phép hủy hóa đơn điện tử

Để việc sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp được thuận lợi, Chính phủ ban hành Nghị đinh 119/2018/NĐ-CP quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Theo đó, tại Khoản 4 Điều 11 của nghị định có quy định cụ thể về trường hợp được phép hủy hóa đơn như sau “Hóa đơn điện tử đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định của pháp luật kế toán, nếu không có quy định khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì được tiêu hủy. Việc tiêu hủy hóa đơn điện tử không được làm ảnh hưởng đến tính toàn vẹn của các thông điệp dữ liệu hóa đơn chưa được tiêu hủy và hoạt động bình thường của hệ thống thông tin”.

Cụ thể, doanh nghiệp được phép hủy hóa đơn nếu nằm trong 3 trường hợp:

Thứ nhất, hóa đơn điện tử lập có sai sót

Trong quá trình tạo lập hóa đơn điện tử, người dùng có thể thường xuyên mắc phải những sai sót về nội dung trên hóa đơn điện tử.

Đối với hóa đơn điện tử thông thường, lập và đã gửi cho khách hàng mà phát hiện sai sót thì cả bên bán và bên mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ những sai sót rồi thông báo đến cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn điện tử đã lập và tiến hành lập hóa đơn thay thế theo Mẫu 04 Phụ lục ban hành kèm theo nghị định 119.

Đối với hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế, đã lập – chưa gửi cho khách mà phát hiện sai sót thì thực hiện thông báo hủy hóa đơn đến cơ quan thuế. Sau đó, lập hóa đơn mới, ký số và gửi về cơ quan thuế để được cấp mã thay thế cho hóa đơn bị hủy trước đó.

 

Doanh nghiệp cần hủy hóa đơn theo đúng quy định

 

Thứ hai, thông báo phát hành nhưng không sử dụng

Căn cứ theo Khoản 3 Điều 27 Nghị định 51/2010/NĐ-CP, nếu doanh nghiệp đã thông báo phát hành hóa đơn điện tử nhưng không sử dụng số hóa đơn đó thì phải thực hiện hủy hóa đơn (thực hiện hủy hóa đơn chậm nhất trong vòng 30 ngày, tính từ thời điểm không còn sử dụng)

Thứ ba, hủy hóa đơn giấy còn tồn khi bắt buộc chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử

Căn cứ theo Khoản 3 Điều 14 Nghị định 119/2018/NĐ-CP có quy định “Kể từ thời điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải thực hiện hủy những hóa đơn giấy còn tồn chưa sử dụng (nếu có) theo quy định”

Ngoài ra, đối với những doanh nghiệp sử dụng hóa đơn thông thường được phép sử dụng song song hóa đơn giấy đến hết ngày 31/10/2020. Theo đó, kể từ ngày 1/11/2020 bắt buộc phải hủy hóa đơn giấy (nếu có)

Một số lưu ý khi thực hiện hủy hóa đơn điện tử

Hủy hóa đơn điện tử đã lập hết sức quan trọng cần thực hiện theo đúng quy định của pháp luật. Do vậy, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý một số điểm sau đây:

- Với hóa đơn hết giá trị sử dụng phải hủy trong vòng 30 ngày từ ngày thông báo với cơ quan thuế.

- Hủy hóa đơn chậm nhất trong vòng 10 ngày (kể từ ngày nhận được thông báo) với những doanh nghiệp có thông báo của cơ quan thuế về hóa đơn hết giá trị sử dụng 

- Đối với những đơn vị kế toán, khi hủy hóa đơn cần thành lập Hội đồng hủy hóa đơn và tiến hành lập hồ sơ hủy hóa đơn (gồm Quyết định thành lập hội đồng hủy hóa đơn, Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy, Biên bản hủy hóa đơn và Thông báo kết quả hủy hóa đơn). Sau đó, lập 2 bản thông báo kết quả hủy hóa đơn để lưu trữ và gửi đến cơ quan thuế quản lý. Được tổ chức trong thời gian 5 ngày kể từ ngày hủy hóa đơn.

- Đối với những hóa đơn được coi là vật chứng, chứng cứ quan trọng liên quan đến các vụ án điều tra không được hủy và xử lý theo quy định của pháp luật. 

Trên là những trường hợp và một số lưu ý khi thực hiện hủy hóa đơn điện tử cho các doanh nghiệp. Nếu bạn có bất kỳ một thắc nào về quy định hủy hóa đơn điện tử có thể gửi câu hỏi về hòm thư của chúng tôi theo địa chỉ: contact@softdreams.vn hoặc comment trực tiếp dưới bài viết này để được hỗ trợ ngay!     

                          

Để được tư vấn và hỗ trợ trực tiếp vui lòng liên hệ

Điện thoại: 0981 772 388 - 0919 510 089

Email: contact@softdreams.vn

Facebook: https://www.facebook.com/easyinvoice.vn/