DOANH NGHIỆP BẮT BUỘC SỬ DỤNG HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ THEO NGHỊ ĐỊNH 119/2018/NĐ-CP

04-01-2019

Doanh nghiệp bắt buộc phải chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP. Thời gian tiến hành chuyển đổi, được Chính phủ quy định cụ thể trong 24 tháng tính từ ngày 01/11/2018 đến 01/11/2020.

1. Lợi ích khi doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử, là giải pháp toàn diện thời công nghệ giúp cho các tổ chức, doanh nghiệp có thể phát hành, phân phối, xử lý các nghiệp vụ và lưu trữ hóa đơn điện tử thay thế cho việc phát hành và sử dụng hóa đơn giấy.

Hóa đơn điện tử là hình thức hóa đơn được nhiều doanh nghiệp sử dụng và các Cục thuế khuyên dùng bởi những lợi ích mà HĐĐT đem đến, cụ thể:

* Tiết kiệm chi phí

- In hóa đơn: doanh nghiệp chỉ cần chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy khi khách hàng yêu cầu.

- Gửi hóa đơn: doanh nghiệp gửi hóa đơn đến khách hàng nhanh chóng, tiết kiệm thông qua email, sms…

- Lữu trữ hóa đơn: không cần thuê kho lưu trữ, dữ liệu hóa đơn được lưu trên hệ thống hoàn toàn miễn phí.

* Doanh nghiệp quản lý thuận tiện

- Hạch toán kế toán, lập tờ khai thuế, tìm đối chiếu dữ liệu nhanh chóng

- Thuận tiện thống kê, báo cáo cho việc kiểm tra của cơ quan thuế

- Lưu trữ bảo mật cao, không mất – hư hỏng - thất lạc hóa đơn

* Doanh nghiệp dễ dàng sử dụng

- Phát hành, khởi tạo hóa đơn với số lượng lớn nhanh chóng, chính xác

- Hóa đơn được lập, ký số và gửi đến khách hàng nhanh chóng qua email, sms, web portal, API…

- Lưu trữ dữ liệu hóa đơn dễ dàng trên hệ thống

- Đơn giản hóa quản lý, thống kê, tìm kiếm hóa đơn

Hóa đơn điện tử đem đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp

 

2. Thời điểm doanh nghiệp cần áp dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 119/NĐ-CP

Căn cứ Điều 36 Nghị định 119/NĐ-CP, doanh nghiệp cần bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử theo thời điểm cụ thể sau:

* Từ ngày 01/11/2018 – 01/11/2020

+ Nếu doanh nghiệp đã thông báo phát hành hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in hoặc đã mua hóa đơn của cơ quan thuế để sử dụng trước ngày 01/11/2018 thì sẽ được tiếp tục sử dụng đến hết ngày 31/10/2020 và thực hiện các thủ tục về hóa đơn theo quy định tại Nghị định 51/2010/NĐ-CP và Nghị định 04/2014/NĐ-CP

+ Nếu doanh nghiệp dùng hết hóa đơn giấy trước ngày 01/11/2020 thì bắt buộc chuyển sang hóa đơn điện tử.

– Đối với những doanh nghiệp thành lập từ ngày 01/11/2018 buộc dùng hóa đơn điện tử.

* Từ ngày 01/11/2020

Các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh phải hoàn thành xong 100% việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử/hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định.

*Trường hợp đặc biệt

Đối với tổ chức sự nghiệp công lập (cơ sở giáo dục công lập, cơ sở y tế công lập) đã sử dụng Phiếu thu tiền thì tiếp tục sử dụng Phiếu thu tiền đã sử dụng và chuyển đổi sang áp dụng hóa đơn điện tử (hoặc Phiếu thu tiền điện tử) theo lộ trình của Bộ Tài chính.

 

Thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử không quá phức tạp

 

3. Điều kiện và thủ tục đăng ký phát hành hóa đơn diện tử

Để có thể đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần đáp ứng những điều kiện sau đây:

- Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện, hiện có giao dịch điện tử với cơ quan thuế, giao dịch điện tử với ngân hàng

- Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật;

- Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử;

- Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định;

- Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử;

- Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định.

Các thủ tục đăng ký phát hành hóa đơn điện tử

Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử bao gồm 3 bước:

- Bước 1: Lập quyết định áp dụng hóa đơn điện tử (theo Mẫu số 1 Phụ lục của Thông tư 32)

- Bước 2: Lập thông báo Phát hành hóa đơn điện tử (theo Mẫu số 2 Phụ lục của Thông tư 32)

- Bước 3: Ký số vào hóa đơn điện tử mẫu

Ba thủ tục trên, doanh nghiệp gửi đến cơ quan thuế thông qua cổng thông tin điện tử hoặc in ra gửi bản cứng đến cơ quan thuế (nếu được yêu cầu).

Để thuận tiện, đỡ mất thời gian cho việc đăng ký phát hành hóa đơn điện tử doanh nghiệp cần tìm đến những đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử uy tín, hỗ trợ thủ tục đăng ký một cách tối ưu.

Điển hình, phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvoice là giải pháp tối ưu cho mọi loại hình doanh hình doanh nghiệp, dễ sử dụng, đáp ứng được tất cả các tình huống phát hành hóa đơn và hỗ trợ toàn bộ thủ tục đăng ký, phát hành hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp.

 

Để được tư vấn và hỗ trợ trực tiếp vui lòng liên hệ

Điện thoại: 0981 772 388 - 0919 510 089

Email: contact@softdreams.vn

Facebook: https://www.facebook.com/easyinvoice.vn/