BÊN MUA CÓ BẮT BUỘC KÍ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ KHÔNG?

23-10-2017

EasyInvoice - Trong giao dịch kinh doanh hay cung ứng dịch vụ thì chữ ký trên hóa đơn rất quan trọng. Chữ ký trên hóa đơn sẽ thể hiện sự chấp nhận của doanh nghiệp và khách hàng về hàng hóa, dịch vụ. Tuy nhiên, khi các doanh nghiệp đổi qua sử dụng hóa đơn điện tử thì bên mua có bắt buộc ký hóa đơn điện tử không?

 

1. Hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử khác nhau như thế nào?

Hóa đơn giấy bao gồm hóa đơn tự in hay hóa đơn đặt in. Hóa đơn giấy thể hiện mọi thông tin cần thiết trên mặt giấy tờ.

 

Hóa đơn điện tử là hóa đơn được sử dụng trên phương tiện điện tử và được hỗ trợ bởi phần mềm hóa đơn điện tử. Hóa đơn điện tử có thể được in ra giấy theo nhu cầu sử dụng của khách hàng hay doanh nghiệp tuy nhiên đó không được gọi là hóa đơn giấy.

 

Hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử khác nhau như thế nào?

 

Một số khác biệt cơ bản của hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử:

Về trường liên:

- Hóa đơn giấy có thể có nhiều liên cho cùng một hóa đơn.

- Hóa đơn điện tử chỉ có một hóa đơn và không chia liên.

 

Về số trang:

- Mỗi hóa đơn giấy có qui định số dòng để kê khai hàng hóa, tuy nhiên khi số lượng hàng hóa nhiều hơn thì nhân viên phải thêm hóa đơn khác và phải viết kí hiệu cho biết số thứ tự hóa đơn.

- Hóa đơn điện tử có thể tự điều chỉnh dòng tùy theo số lượng hàng hóa, chỉ cần một hóa đơn nhưng trong đó bao gồm nhiều trang.

 

Về kí hiệu trên hóa đơn:

- Hóa đơn giấy có kí hiệu (số serial): VC/15P

- Hóa đơn điện tử có kí hiệu: VC/15E

 

Về chữ kí trên hóa đơn:

- Hóa đơn giấy: chữ ký tay hoặc con dấu của doanh nghiệp, khách hàng.

- Hóa đơn điện tử: chữ ký số.

 

Ngoài ra, khách hàng có thể yêu cầu doanh nghiệp in hóa đơn điện tử ra giấy để sử dụng trong trường hợp chứng minh nguồn gốc hàng hóa hoặc lưu thông hàng hóa trên đường. Nhưng trong trường hợp này, trên hóa đơn điện tử được in sẽ có dòng “hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử”.

 

2. Khách hàng/ bên mua có bắt buộc ký hóa đơn điện tử không?

 

Tùy từng trường hợp khách hàng mới phải ký chữ ký số hóa đơn điện tử

 

Khách hàng/ bên mua không cần phải thực hiện ký số trên hóa đơn điện tử. Vì về cơ bản, việc phát hành hóa đơn điện tử của doanh nghiệp đã có tính pháp lý sẵn đó và bên mua có thể không cần ký số hóa đơn điện tử.

Ngoài ra, nếu khách hàng (doanh nghiệp) muốn thực hiện ký số hóa đơn điện tử thì phải sử dụng chữ ký số đang khai thuế điện tử để ký hóa đơn điện tử.

 

3. Hóa đơn điện tử bao gồm những loại hóa đơn nào?

 

Hóa đơn giao dịch với ngân hàng là hóa đơn điện tử

 

Hóa đơn điện tử phục vụ rất nhiều cho doanh nghiệp kinh doanh hay cung ứng dịch vụ. Hóa đơn điện tử bao gồm:

- Hóa đơn hàng hóa xuất khẩu.

- Hóa đơn bán hàng.

- Hóa đơn giá trị gia tăng.

Các loại hóa đơn khác như tem, vé, phiếu thu bảo hiểm, phiếu thu tiền điện…

 

Phiếu thu các loại cước vận tải bằng đường hàng không, các chứng từ liên quan đến cước vận tải quốc tế, chứng từ liên quan đến thu phí dịch vụ trong hoạt động ngân hàng…

 

Việc sử dụng hóa đơn điện tử đã và đang mang đến rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp và đang dần dần tăng tính cạnh tranh lành mạnh trong môi trường kinh doanh.