BÊN BÁN CÓ CẦN LƯU TRỮ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ KHÔNG?

09-04-2019

Bạn hỏi: Cho mình hỏi, mình là doanh nghiệp bán các mặt hàng vật liệu xây dựng, vậy khi phát hành hóa đơn điện tử cho khách rồi thì mình phải lưu trữ hóa đơn không và cần lưu trữ trong thời gian bao lâu ạ?

EasyInvoice trả lời: Chà bạn, đối với doanh nghiệp với tư cách là bên bán thì cần lữu trữ hóa đơn điện tử bạn nhé. Doanh nghiệp phát hành hóa đơn điện tử cần lưu trữ tập trung và cung cấp hóa đơn cho khách hàng bất cứ khi nào là điều bắt buộc và căn cứ theo Luật kế toán thì thời hạn lữu trữ hóa đơn là tối thiểu 10 năm.

 

 

Ngoài ra, EasyInvoice cung cấp thêm cho bạn về cách lưu trữ hóa đơn điện tử theo quy định và một số điều kiện lưu trữ hóa đơn điện tử dưới dạng thông điệp dữ liệu:

Thứ nhất, cách lưu trữ hóa đơn điện tử theo quy định của pháp luật

Để lưu trữ hóa đơn điện tử đúng quy đinh, doanh nghiệp cần căn cứ theo Khoản 1 Điều 11 Thông tư 32/2011/TT-BTC như sau:

“Người bán, người mua hàng hoá, dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính phải lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định của Luật Kế toán. Trường hợp hóa đơn điện tử được khởi tạo từ hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử thì tổ chức trung gian này cũng phải thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn nêu trên.

Người bán, người mua là đơn vị kế toán và tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử có trách nhiệm sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin.

(Ví dụ: bút nhớ (đĩa flash USB); đĩa CD và DVD; đĩa cứng gắn ngoài; đĩa cứng gắn trong) hoặc thực hiện sao lưu trực tuyến để bảo vệ dữ liệu của hóa đơn điện tử”

Thứ hai, khi hóa đơn điện tử doanh nghiệp được lưu trữ dưới dạng thông điệp dữ liệu phải đáp ứng các điều kiện sau:

- Nội dung, thông tin hóa đơn điện tử có thể truy cập và có thể tham chiếu khi cần thiết

- Được lưu đúng định dạng mà khi hóa đơn được khởi tạo – gửi – nhận hoặc trong định dạng cho phép

- Được lưu trữ theo một cách thức nhất định, xác định được nguồn gốc khởi tạo, nơi đến, ngày giờ gửi hoặc nhận hóa đơn điện tử.

Lưu ý: khi lưu trữ hóa đơn điện tử hệ thống của doanh nghiệp bạn vẫn có thể bị mất bởi dữ liệu bị xóa, máy tính virus xâm nhập hoặc máy tính bị hỏng ổ cứng.

Chính vì vậy, doanh nghiệp cần thiết phải lựa chọn đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín, có hệ thống bảo mật an toàn tuyệt đối.

Phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvoice là phần mềm có hệ thống bảo mật cao trên công nghệ điện toán đám mây, đáp ứng lưu trữ dữ liệu một cách an toàn.

Với tính năng lưu trữ hóa đơn trên điện toán đám mây của phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvoice, doanh nghiệp có thể lưu trữ một dung lượng dữ liệu hóa đơn lớn.

Nổi bật hơn hết, lưu trữ hóa đơn đám mây giúp người dùng lưu trữ dữ liệu hóa đơn an toàn, bảo mật cao. Bởi tính năng này của EasyInvoice được dựa trên các nền tảng điện toán đám mây có:

- Sự tuân thủ nghiêm ngặt các tiêu chuẩn, chính sách bảo mật

- Hỗ trợ nhiều dạng mã hóa khác nhau

- Sử dụng ảo hóa để tự động khám phá, phân loại và bảo vệ dữ liệu nhạy cảm

Theo đó, tính năng lưu trữ hóa đơn trên điện toán đám mây của EasyInvoice giúp dữ liệu hóa đơn của doanh nghiệp tránh được các nguy cơ về virus, đánh cắp hay truy cập trái phép dữ liệu.

Đồng thời, EasyInvoice có khả năng truy cập, tra cứu và theo dõi dữ liệu hóa đơn bất cứ đâu bạn có thể truy cập dữ liệu hóa đơn, tra cứu thông tin hóa đơn hay theo dõi tình hình dữ liệu ở bất cứ đâu có internet trên nhiều thiết bị như smartphone, tablet, pc…

Với tính năng lưu trữ hóa đơn trên nền tảng điện toán đám mây của hóa đơn điện tử EasyInvoice, doanh nghiệp có thể hoàn toàn yên tâm về việc lưu trữ và bảo mật hóa đơn. Sẽ không có tình trạng mất, thất lạc hóa đơn do tác động xấu của thiên nhiên môi trường; không có tình trạng rò rỉ, đánh cắp thông tin hóa đơn doanh nghiệp và hơn nữa là bạn có thể truy cập và tra cứu hóa ở bất cứ đâu, bất cứ phương tiện điện tử nào khi có internet.

Nếu bạn đang có những băn khoăn về hóa đơn điện tử nhưng chưa được giải đáp, hãy gửi câu hỏi về hòm thư của chúng tôi theo địa chỉ: contact@softdreams.vn hoặc comment trực tiếp dưới bài viết này để được hỗ trợ ngay!